Come funziona
Dal file del tuo gestionale alla lista del banco
Il gestionale resta il tuo. Carichi un export e le fatture elettroniche quando vuoi; al banco segui «Oggi». Sui computer della farmacia non si installa niente.
Carichi le fatture dal cassetto fiscale
I file XML di fatture, note di credito e DDT dei fornitori.
Come si abbinano ai resiAl banco segui «Oggi»
Poche azioni al giorno, in ordine di urgenza, con gli euro in gioco.
Come si usa al banco
L’export del gestionale
Un file che il tuo gestionale sa già produrre.
Funziona con l’export di qualsiasi gestionale che produca un file CSV o Excel (.csv, .txt o .xlsx). Dal tuo gestionale, ad esempio Wingesfar, EasyPharma, Winfarm o Sistema F, si esporta l’elenco dei prodotti con giacenza e costo.
- Giacenze
- Il file principale: una riga per prodotto.
- Vendite per mese
- Facoltativo. Serve per la classifica ABC: almeno tre mesi.
- Lotti e scadenze
- Facoltativo, se il gestionale li esporta.
Indispensabili
- Codice minsan/AIC o EAN, oppure il codice interno del gestionale
- Descrizione il nome del prodotto
- Giacenza i pezzi in magazzino
- Costo d’acquisto costo unitario o costo medio
Consigliate
- Prezzo al pubblico per i margini
- Data dell’ultima vendita per il capitale fermo
- Fornitore per i resi e le condizioni
- Reparto o categoria per i reparti
- Lotto e scadenza per le scadenze, se il gestionale li esporta
Le colonne vengono riconosciute da sole, anche con nomi diversi. Quelle dubbie le scegli tu: «Fatturato», per esempio, può comprendere l’IVA oppure no. Prima di confermare vedi l’anteprima, e le righe scartate con il motivo.
Il caricamento lo fai tu, quando vuoi
Un file alla volta, per esempio una volta a settimana. Non c’è un collegamento automatico con il gestionale: i numeri sono aggiornati all’ultimo file che hai caricato.
Il tuo export ha colonne strane, o usi un altro gestionale? Mandaci un export di prova: guardiamo insieme se si legge.
Le fatture dal cassetto fiscale
Le note di credito si abbinano ai resi da sole, ma solo con una prova.
Dal cassetto fiscale (il portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate) scarichi i file XML delle fatture ricevute. Li carichi anche firmati (.p7m) o tutti insieme in un file ZIP. FarmaValore legge le fatture dei fornitori, le note di credito e i riferimenti ai DDT.
- Stesso prodotto. La nota di credito deve riguardare il prodotto reso, per una quantità non superiore a quella resa e con date compatibili.
- Almeno una prova. Un prezzo compatibile con il costo o con l’accredito atteso, oppure il numero del DDT di reso o dell’autorizzazione scritto nella nota. Senza prova, la nota non viene abbinata.
- Il sollecito, quando serve. Ogni fornitore ha i suoi giorni per mandare la nota (se non li indichi, 45). Passati quelli, la nota risulta mancante e in «Oggi» compare «Sollecita». Il sollecito lo fai tu: FarmaValore non scrive ai fornitori.
Dalle stesse fatture il titolare vede anche quanto compra da ciascun fornitore. Più dettagli nella pagina resi e note di credito.
Al banco: «Oggi»
Una lista per chi sta al banco, non un tabulato.
«Oggi» è la prima schermata: poche azioni in ordine di urgenza, con gli euro in gioco. Rendi questi lotti entro venerdì, sollecita una nota di credito, togli dal banco gli scaduti, metti in promo un prodotto che sta per scadere, non riordinare un prodotto fermo, verifica una giacenza. «Fatto» con un tocco, «Annulla» se hai sbagliato, «Rimanda» se oggi non è il momento. Si aggiorna da sola ogni giorno.
- Postazione condivisa
- Il computer del banco resta aperto. Ogni collaboratore entra con il suo PIN personale e cambia operatore in un attimo; dopo un po’ di inattività la postazione si blocca.
- Ricerca sempre visibile
- Per nome, minsan o EAN, anche con il lettore di codici del banco.
- Data Matrix con il telefono
- Con la fotocamera del telefono, o con il lettore, leggi il codice Data Matrix della confezione e registri lotto e scadenza.
- Su qualsiasi schermo
- Computer del banco, tablet o telefono: stessa lista, stesse azioni.
| Funzione | Titolare | Collaboratore |
|---|---|---|
| «Oggi», scadenze, ricerca e lettore di codici | Sì | Sì |
| Resi: preparare la distinta e segnarli come inviati | Sì | Sì |
| Accrediti registrati a mano e contestazioni | Sì | No |
| Margini, reparti, capitale fermo, classifica ABC | Sì | No |
| Condizioni concordate con i fornitori | Sì | No |
| Caricare l’export e le fatture | Sì | No |
| Utenti, PIN e postazioni del banco | Sì | No |
I tuoi dati
Solo dati di magazzino e fatture dei fornitori.
- Ogni farmacia vede solo i suoi dati
- E dentro la farmacia ognuno vede quello che il suo ruolo permette.
- Password protette
- Password e PIN non vengono mai conservati in chiaro. Dopo troppi tentativi sbagliati l’accesso si blocca.
- Assistenza: accesso registrato, 15 minuti
- Lo staff FarmaValore entra nell’area di una farmacia solo per assistenza, indicando il motivo. L’accesso resta nel registro e dura 15 minuti.
- Registro delle attività
- Le operazioni importanti restano registrate: chi ha fatto cosa, e quando.
- Il gestionale non si tocca
- Leggiamo solo i file che carichi tu. Nessun accesso al gestionale, niente da installare.
Domande frequenti
Ogni quanto devo caricare i file?
Quando vuoi. Più spesso li carichi, più i numeri sono aggiornati: una volta a settimana è un buon ritmo. Non c’è un collegamento automatico con il gestionale, i numeri sono quelli dell’ultimo file caricato.
In che formato va l’export?
CSV, TXT o Excel (.xlsx). Il separatore può essere punto e virgola, virgola, tabulazione o barra verticale. Le colonne si riconoscono anche con nomi diversi: Minsan o AIC, Giacenza o Esistenza, Costo o CMP.
E se il mio gestionale non esporta tutte le colonne?
Si parte da quello che c’è: codice, descrizione, giacenza e costo bastano per cominciare. Le colonne consigliate aggiungono analisi; lotti e scadenze si possono anche registrare al banco leggendo il Data Matrix.
Devo installare qualcosa?
No. FarmaValore si usa dal browser, sul computer del banco, su un tablet o sul telefono. Sui computer della farmacia non si installa niente e il gestionale non si tocca.
FarmaValore fa gli ordini o scrive ai fornitori?
No. Non tocca gli ordini del gestionale e non manda niente ai fornitori. Ti dice cosa fare e entro quando: le decisioni e le telefonate restano tue.
Chi vede i miei dati?
Tu e le persone che abiliti nella tua farmacia, ognuna per quello che il suo ruolo permette. Lo staff FarmaValore entra solo per assistenza, con un accesso registrato che dura 15 minuti.
Vuoi vedere il percorso completo?
In una demo ti mostriamo export, fatture e «Oggi» su dati di esempio, e cosa serve dal tuo gestionale.